PROFIL

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)

POLITEKNIK ’AISYIYAH SUMATERA BARAT

A. Profil Singkat PPID

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat merupakan unit/pejabat yang bertanggung jawab dalam pengelolaan, penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan informasi di lingkungan Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat. Keberadaan PPID merupakan bagian dari komitmen institusi dalam mewujudkan tata kelola perguruan tinggi yang transparan, akuntabel, efektif, efisien, dan bertanggung jawab.

PPID Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat berperan sebagai pusat pelayanan informasi bagi sivitas akademika, masyarakat, mitra kerja, dan pemangku kepentingan lainnya yang membutuhkan informasi mengenai penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, kemahasiswaan, tata kelola, serta kegiatan institusi lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Pelayanan informasi dilaksanakan dengan mengedepankan prinsip mudah, cepat, tepat, sederhana, dan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam pelaksanaannya, PPID juga memperhatikan perlindungan terhadap informasi yang dikecualikan, data pribadi, dokumen yang bersifat rahasia, serta informasi lain yang pembukaannya dibatasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan dan kebijakan institusi.

B. Identitas PPID

Nama Institusi: Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat
Nama Unit: Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)
Alamat: Jl.Penjernihan III, Gunung Pangilun
Kota: Padang, Sumatera Barat
Nomor Telepon: 081266054673
Email PPID: humaspoliteknikaisyiyahsumbar@gmail.com
Website: politasumbar.ac.id
Media Sosial: polita_sumbar

C. Dasar Pembentukan

Pembentukan dan penyelenggaraan PPID Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat mengacu pada prinsip keterbukaan informasi dan tata kelola organisasi yang baik, serta didukung oleh kebijakan internal institusi.

Dasar penyelenggaraan PPID antara lain:

  1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
  2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;
  3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
  4. ketentuan Komisi Informasi mengenai standar layanan informasi publik;
  5. Statuta Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat;
  6. peraturan dan kebijakan Direktur Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat mengenai pengelolaan informasi dan dokumentasi;
  7. SK Direktur Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat Nomor 081/SK/POLITASB/VIII/2023 tentang Penetapan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).https://drive.google.com/file/d/1OthxKnkbqGZRMxht7z8JVlXKmu441Upu/view?usp=drive_link

D. Visi PPID

“Terwujudnya pelayanan informasi Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat yang transparan, akuntabel, mudah diakses, berkualitas, dan berlandaskan nilai-nilai Islam Berkemajuan.”

E. Misi PPID

Untuk mencapai visi tersebut, PPID Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat mempunyai misi:

  1. menyediakan pelayanan informasi yang cepat, tepat, mudah, dan dapat dipertanggungjawabkan;
  2. meningkatkan keterbukaan dan transparansi informasi dalam penyelenggaraan tata kelola perguruan tinggi;
  3. mengembangkan sistem pengelolaan informasi dan dokumentasi yang tertib, terintegrasi, dan berbasis teknologi informasi;
  4. menjamin ketersediaan informasi yang akurat dan mutakhir bagi sivitas akademika dan masyarakat;
  5. meningkatkan koordinasi antarunit dalam pengumpulan, pengelolaan, pendokumentasian, dan penyebarluasan informasi;
  6. memberikan perlindungan terhadap informasi yang dikecualikan dan data yang bersifat rahasia sesuai dengan ketentuan yang berlaku; dan
  7. membangun budaya pelayanan informasi yang profesional, ramah, berintegritas, dan berlandaskan nilai-nilai Islam.

F. Motto Pelayanan

“Informasi Terbuka, Pelayanan Cepat, Transparan dan Akuntabel.”

G. Maksud dan Tujuan

PPID Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat dibentuk dengan maksud untuk memberikan kemudahan kepada masyarakat dan seluruh pemangku kepentingan dalam memperoleh informasi mengenai penyelenggaraan kegiatan institusi.

Adapun tujuan PPID adalah:

  1. menjamin tersedianya informasi institusi yang dapat diakses sesuai dengan ketentuan;
  2. meningkatkan transparansi dan akuntabilitas tata kelola perguruan tinggi;
  3. menyediakan mekanisme pelayanan informasi yang jelas dan terstandar;
  4. meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat;
  5. meningkatkan kualitas dokumentasi dan pengelolaan informasi institusi;
  6. mendukung pengambilan keputusan berdasarkan data dan informasi yang akurat; dan
  7. mendorong partisipasi sivitas akademika dan masyarakat dalam peningkatan mutu institusi.

H. Tugas PPID

PPID Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat mempunyai tugas:

  1. mengoordinasikan pengumpulan informasi dan dokumentasi dari seluruh unit kerja;
  2. melakukan penyimpanan dan pendokumentasian informasi;
  3. melakukan pengklasifikasian informasi;
  4. menyediakan dan memberikan pelayanan informasi kepada pemohon;
  5. memastikan informasi yang dipublikasikan telah diperiksa kebenaran dan kelayakannya;
  6. melakukan pemutakhiran informasi secara berkala;
  7. mengoordinasikan penyediaan informasi melalui website dan media informasi institusi;
  8. melakukan pencatatan terhadap permohonan informasi yang diterima;
  9. melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam memenuhi permohonan informasi;
  10. menjaga keamanan dokumen dan informasi yang bersifat terbatas atau dikecualikan;
  11. menyusun laporan pelayanan informasi secara berkala; dan
  12. melakukan evaluasi dan peningkatan kualitas pelayanan informasi.

I. Fungsi PPID

Dalam melaksanakan tugasnya, PPID mempunyai fungsi:

  1. Fungsi Pengumpulan Informasi
    Menghimpun data dan informasi dari program studi, unit, bagian, lembaga, dan unsur lain di lingkungan Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat.
  2. Fungsi Pengelolaan Informasi
    Memeriksa, mengolah, mengklasifikasikan, dan memperbarui informasi agar sesuai dengan kebutuhan pengguna informasi.
  3. Fungsi Dokumentasi
    Menyimpan dan mendokumentasikan informasi dalam bentuk fisik maupun digital agar mudah ditemukan kembali.
  4. Fungsi Pelayanan Informasi
    Memberikan pelayanan kepada sivitas akademika, masyarakat, mitra, alumni, dan pemangku kepentingan lainnya.
  5. Fungsi Publikasi
    Menyebarluaskan informasi yang dapat diketahui masyarakat melalui website, media sosial, papan informasi, publikasi institusi, dan media lainnya.
  6. Fungsi Monitoring dan Evaluasi
    Melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap kualitas, kecepatan, ketepatan, serta efektivitas pelayanan informasi.

J. Struktur Organisasi PPID

Struktur organisasi PPID Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat dapat terdiri atas:

a. Atasan PPID

b. PPID Pelaksana

c. PPID Pelaksana Pembantu

d. Bidang Pelayanan Informasi

K. Jenis Informasi yang Dikelola

PPID Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat mengelola informasi yang antara lain meliputi:

1. Informasi Berkala

Informasi yang diperbarui dan diumumkan secara berkala, seperti:

  • profil Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat;
  • visi, misi, tujuan, dan sasaran institusi;
  • struktur organisasi;
  • program studi;
  • informasi penerimaan mahasiswa baru;
  • kalender akademik;
  • kegiatan pendidikan dan pembelajaran;
  • kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;
  • kegiatan kemahasiswaan;
  • prestasi mahasiswa dan dosen;
  • informasi kerja sama;
  • informasi fasilitas dan sarana prasarana;
  • laporan kegiatan institusi;
  • informasi penjaminan mutu;
  • informasi lain yang ditetapkan institusi.

2. Informasi Tersedia Setiap Saat

Informasi yang dapat diberikan berdasarkan permohonan, sepanjang tidak termasuk informasi yang dikecualikan, antara lain:

  • kebijakan dan peraturan institusi;
  • pedoman dan prosedur pelayanan;
  • daftar informasi publik;
  • dokumen kerja sama yang dapat dipublikasikan;
  • informasi program dan kegiatan institusi;
  • prosedur akademik dan kemahasiswaan;
  • informasi mengenai pelayanan administrasi;
  • dokumen lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3. Informasi Serta-Merta

Informasi yang harus disampaikan segera apabila berkaitan dengan keadaan yang dapat memengaruhi keselamatan, keamanan, atau kepentingan sivitas akademika dan masyarakat, seperti:

  • kondisi darurat di lingkungan kampus;
  • perubahan mendadak kegiatan akademik;
  • gangguan pelayanan institusi;
  • peringatan keselamatan dan keamanan; serta
  • informasi penting lainnya yang memerlukan penyampaian segera.

4. Informasi yang Dikecualikan

Informasi yang tidak dapat diberikan secara bebas antara lain informasi yang berkaitan dengan:

  • data pribadi mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan, dan pihak lainnya;
  • dokumen yang bersifat rahasia;
  • informasi yang berkaitan dengan keamanan sistem teknologi informasi;
  • dokumen yang masih dalam proses pengambilan keputusan apabila pembukaannya dapat mengganggu proses tersebut;
  • informasi yang dilindungi berdasarkan perjanjian atau ketentuan hukum; dan
  • informasi lain yang berdasarkan peraturan perundang-undangan atau kebijakan institusi dinyatakan tidak dapat dipublikasikan.

L. Mekanisme Pelayanan Informasi

Permohonan informasi kepada PPID Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat dilaksanakan melalui tahapan:

Pemohon Informasi → Pengajuan Permohonan → Verifikasi Identitas dan Permohonan → Pencatatan/Registrasi → Koordinasi dengan Unit Pengelola Informasi → Pemeriksaan dan Klasifikasi Informasi → Pemberian Informasi/Jawaban → Dokumentasi Pelayanan.

Pemohon informasi dapat mengajukan permohonan secara:

  1. langsung melalui meja pelayanan PPID;
  2. melalui surat resmi;
  3. melalui email PPID;
  4. melalui formulir permohonan informasi pada website;
  5. melalui media komunikasi lain yang ditetapkan oleh institusi.

M. Standar Pelayanan PPID

PPID Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat memberikan pelayanan dengan prinsip:

  • transparan;
  • cepat dan tepat waktu;
  • sederhana;
  • mudah diakses;
  • akurat;
  • tidak diskriminatif;
  • profesional;
  • aman;
  • bertanggung jawab; dan
  • menjaga kerahasiaan informasi yang dikecualikan.

Setiap permohonan informasi dicatat dalam register pelayanan informasi dan diproses sesuai dengan standar operasional prosedur yang berlaku.

N. Waktu Pelayanan

Pelayanan PPID dilaksanakan pada hari dan jam kerja Politeknik ’Aisyiyah Sumatera Barat:

Senin–Jum’at
Pukul: 09.00 s.d. 15.00 WIB

Istirahat:
Pukul: 12.00 s.d. 13.30 WIB

Pelayanan pada hari libur nasional dan hari libur institusi tidak dilaksanakan, kecuali untuk informasi yang bersifat mendesak atau serta-merta.