Badan Penjaminan Mutu

A. Ketua Badan Penjaminan Mutu (BPM)
1. Jabatan                            : Ketua / Kepala Unit Penjaminan Mutu
2. Atasan Langsung              : Direktur
3. Tugas Pokok                     : Mengkoordinasikan, mengendalikan, dan mengembangkan sistem penjaminan mutu internal (SPMI) di seluruh unit kerja Politeknik ‘Aisyiyah Sumatera Barat agar tercapai budaya mutu berkelanjutan.

4. Uraian Tugas:
– Menyusun rencana strategis dan operasional pelaksanaan SPMI.
– Mengkoordinasikan penyusunan, revisi, dan sosialisasi dokumen mutu (kebijakan, manual, standar, formulir).
– Mengawasi pelaksanaan PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan) di seluruh unit kerja.
– Memimpin rapat-rapat mutu dan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).
– Menetapkan program audit mutu internal (AMI) tahunan.
– Melaporkan hasil evaluasi mutu kepada Direktur.
– Melakukan pembinaan kepada Gugus Penjaminan Mutu (GPM) di tingkat jurusan/prodi.
– Menyusun laporan kinerja mutu dan rekomendasi peningkatan standar.

5. Wewenang:
– Mengambil keputusan strategis dalam pelaksanaan SPMI.
– Mengakses seluruh data mutu di unit kerja.
– Menugaskan auditor dan tim monev.

6. Tanggung Jawab:
– Tercapainya target pelaksanaan SPMI sesuai kalender mutu.
– Keterlaksanaan AMI dan RTM secara berkala.
– Terjaminnya sinkronisasi antar dokumen mutu.


B. Sekretaris Penjaminan Mutu
1. Jabatan                            : Sekretaris BPM
2. Atasan Langsung              : Kepala BPM
3. Tugas Pokok               : Mendukung administrasi, dokumentasi, dan koordinasi kegiatan mutu di bawah arahan Kepala BPM.

4. Uraian Tugas:
– Menyusun notulen rapat mutu, RTM, dan kegiatan monev.
– Mengelola arsip dokumen mutu (manual, standar, formulir, laporan AMI).
– Membantu penyusunan laporan kinerja mutu dan laporan tahunan BPM.
– Mengatur jadwal kegiatan monitoring, audit, dan rapat tinjauan mutu.
– Melakukan komunikasi dan koordinasi antar unit dalam pelaksanaan mutu.
– Menginput data dan laporan mutu ke sistem digital (SIM-Mutu).
– Membantu penyusunan draft revisi dokumen SPMI.

5. Wewenang:
– Mengakses seluruh dokumen SPMI di lingkungan institusi.
– Menandatangani dokumen administratif atas nama Kepala BPM (bila dikuasakan).

6. Tanggung Jawab:
– Tersedianya dokumentasi kegiatan mutu yang rapi dan lengkap.
– Terjaganya keakuratan data dan laporan mutu.


C. Bagian Monitoring dan Evaluasi / Audit Mutu Internal (Monev & AMI)
1. Jabatan                            : Koordinator Monev & AMI
2. Atasan Langsung              : Kepala BPM
3. Tugas Pokok                    : Melaksanakan kegiatan monitoring, evaluasi, dan audit mutu internal terhadap pelaksanaan standar SPMI di seluruh unit kerja.

4. Uraian Tugas:
– Menyusun program dan instrumen monev serta audit mutu internal tahunan.
– Mengkoordinasikan pelaksanaan AMI sesuai jadwal kalender mutu.
– Menyusun daftar auditor dan melakukan pelatihan auditor internal.
– Mengumpulkan dan memverifikasi bukti pelaksanaan standar dari tiap unit.
– Menganalisis hasil monev dan AMI untuk disampaikan kepada Kepala BPM.
– Membuat laporan hasil audit dan rekomendasi tindak lanjut (PTK).
– Memantau pelaksanaan tindakan koreksi dari hasil audit.
– Berkoordinasi dengan GPM/GKM dalam menindaklanjuti temuan mutu.

5. Wewenang:
– Melakukan pemeriksaan dokumen dan wawancara di unit kerja.
– Mengeluarkan temuan dan rekomendasi mutu.

6. Tanggung Jawab:
– Objektivitas dan akurasi hasil audit.
– Tepat waktu dalam pelaporan hasil AMI.
– Pelaksanaan tindak lanjut sesuai rekomendasi audit.


D. Bagian Akreditasi (SPME)
1. Jabatan                            : Koordinator Akreditasi
2. Atasan Langsung         : Kepala BPM
3. Tugas Pokok                   : Mengelola seluruh kegiatan akreditasi program studi dan institusi, serta memastikan kesesuaian dokumen dengan standar BAN-PT, LAM-PTKes, dan LAM-EMBA.

4. Uraian Tugas:
– Menyusun rencana kerja dan jadwal kegiatan akreditasi.
– Mengkoordinasikan pengisian dokumen akreditasi (LED, LKPS) bersama prodi dan unit terkait.
– Memastikan kesesuaian data dengan sistem akreditasi daring (SAPTO / LAM-PTKes).
– Mengelola arsip digital dokumen akreditasi dan bukti dukung.
– Menyiapkan dan mendampingi asesmen lapangan oleh asesor eksternal.
– Memonitor masa berlaku akreditasi dan mengingatkan prodi untuk re-akreditasi.
– Melakukan evaluasi hasil akreditasi untuk penyusunan rencana peningkatan mutu.
– Menyusun laporan hasil kegiatan akreditasi kepada Kepala BPM dan Direktur.

5.Wewenang:
– Meminta data akreditasi dari semua unit kerja dan program studi.
– Berkoordinasi langsung dengan asesor eksternal dan BAN-PT/LAM.

6. Tanggung Jawab:
– Terpenuhinya seluruh dokumen dan bukti akreditasi.
– Terjaganya status dan peringkat akreditasi institusi dan prodi.
– Terlaksananya akreditasi sesuai jadwal dan standar nasional.


E. Gugus Kendali Mutu (GKM)
1. Jabatan                            : Gugus Kendali Mutu (GKM)
2. Atasan Langsung             : Ketua BPM/ Ketua Program Studi
3. Tugas Pokok                    : Mengembangkan, melaksanakan, memantau, mengevaluasi, dan meningkatkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) pada tingkat Program Studi sesuai standar yang ditetapkan universitas dan regulasi nasional.

4. Uraian Tugas:
– Menyusun rencana penjaminan mutu tahunan Program Studi berdasarkan standar SPMI.
– Melaksanakan siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan) untuk seluruh standar mutu yang berlaku di program studi.
– Mengkoordinasikan pengumpulan data, eviden, dan instrumen mutu untuk keperluan monitoring, audit mutu internal, akreditasi, dan pelaporan kinerja.
– Mengkaji hasil audit mutu internal, survei kepuasan, evaluasi proses akademik, dan capaian kinerja untuk menjadi dasar peningkatan mutu.
– Menyusun rekomendasi perbaikan mutu kepada pimpinan program studi.
– Melakukan sosialisasi kebijakan, standar mutu, dan prosedur mutu kepada dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa.
– Berkoordinasi dengan Badan Penjaminan Mutu (BPM) dalam implementasi SPMI.
– Menyusun laporan pelaksanaan penjaminan mutu secara periodik melalui sistem informasi mutu.
– Menjamin seluruh proses penjaminan mutu terdokumentasi secara baik dan akuntabel.

5. Wewenang:
– Meminta data, dokumen, dan informasi yang diperlukan dari seluruh unit di program studi.
– Mengusulkan perubahan, perbaikan, dan pengembangan standar serta prosedur mutu.
– Berkoordinasi langsung dengan BPM terkait pelaksanaan, audit, dan peningkatan mutu.
– Menginisiasi rapat evaluasi mutu dan tindak lanjut perbaikan.
– Mengakses sistem informasi mutu dalam kapasitas pengelolaan SPMI prodi.

6. Tanggung Jawab:
– Terlaksananya siklus SPMI yang lengkap dan terdokumentasi di tingkat program studi.
– Terwujudnya sistem pemantauan, evaluasi, dan peningkatan mutu akademik dan non-akademik.
– Ketersediaan dokumen mutu yang sah, relevan, dan memenuhi standar audit.
– Tersampaikannya rekomendasi peningkatan mutu kepada pimpinan program studi secara berkala.
– Terjaganya kesesuaian pelaksanaan SPMI dengan peraturan universitas dan regulasi nasional.